Funciones del administrador de fincas
Una finca necesita administración y, si bien es cierto que no es obligatorio contratar un administrador de fincas, esto no suele ser una mala idea, con él se pueden mediar las inevitables diferencias que suceden entre vecinos, además de encargarle la gestión de todas las tareas que acarrea la administración de una finca.
Pero ¿qué es un administrador de fincas? De acuerdo con el Consejo General de Administradores de Fincas de España, el administrador de fincas es una persona que ocupa un puesto de trabajo especializado consistente en gestionar los rigores administrativos de una finca cualquiera.
Existen dos formas de acceder a este título, disponer de una licenciatura (licenciados en Derecho, Económicas, etcétera) o mediante la aprobación del Plan de estudios de la Escuela Oficial de Administradores de Fincas, disciplina que es impartida por un gran número de centros de estudios universitarios españoles, con un mínimo de 180 créditos, y que se desarrolla en tres años.
Al no ser obligatorio contratar a una persona cuya labor específica sea la administración de la finca tal y como lo establece el artículo 13 de la Ley de Propiedad Horizontal 49/1960 (modificada por la Ley 8/1999), se suele creer que esta persona no es necesaria o que puede ser dispensable, pero lo que nos muestra la realidad es otra cosa. Las funciones del administrador de fincas, sean estas arrendadas o propias, son indiscutiblemente pesadas, además de llevar un tiempo valioso con el que no todas las personas cuentan.
La mayoría de las personas suele ver únicamente la factura y el precio que conlleva para una comunidad de vecinos contratar a un administrador de fincas. Es común creer que las cantidades de dinero que se pagan son muy costosas para el trabajo realizado, pero lo cierto es que la colectividad muchas veces desconoce qué labores ha de llevar a cabo el administrador de fincas. Es este desconocimiento el que lleva a creer que la cantidad que se paga es en exceso cuantiosa en relación con la cantidad de trabajo realizado. Sin embargo, este es el momento de comprender qué funciones desarrolla la labor de un administrador de fincas.
Cabe destacar que este es un gremio colegiado y que, como todo gremio, tiene normativas internas e incluso ciertas obligaciones. El Consejo General de Colegios de Administradores de Fincas nos indica que existe una distinción entre las obligaciones del administrador de fincas en los casos en que las fincas son arrendadas a cuando estas son de propietarios, ya que las obligaciones varían.
Funciones del administrador de fincas arrendadas. En el supuesto del administrador de fincas arrendadas, sus ocupaciones primordiales deben ser la selección del arrendatario, constitución de la fianza y la redacción y firma del contrato. Debe también encargarse del cobro de la renta y actualizarla cuando la situación así lo requiera, además tiene que encargarse de la obtención de la cédula de habitabilidad, la gestión tributaria y el devengado de retenciones sobre el IRPF.
El administrador de fincas arrendadas ha de, igualmente, gestionar el traspaso de locales comerciales y hacerse cargo de las reparaciones e implementaciones de mejoras. Además de las obligaciones surgidas a partir de la relación de la finca con otros profesionales, lo cual sabemos todos que nunca es una tarea sencilla. Sin olvidar que también está entre sus funciones la liquidación al propietario, el manejo de los usuarios morosos y asesorar sobre cualquier cuestión o incidencia en el arrendamiento.
Funciones del administrador de fincas de propiedad. En la gerencia de comunidades de propietarios, las obligaciones de este se encuentran bien establecidas en el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal. Como, por ejemplo, el velado por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios, la ejecución de los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los pagos y realizar los cobros. También debe encargarse del control de los proveedores, además de ocuparse de las relaciones laborales con los empleados de la finca, aplicando las normas del convenio y las modalidades contractuales que sean más favorables, practicando las liquidaciones de la Seguridad Social y las que fiscalmente procedan. Todo ello, dentro del marco jurídico correspondiente.
Igualmente, el administrador de fincas de propiedad tiene como funciones principales la atención a la conservación y entretenimiento de la casa, preparando para esto un control de gastos e ingresos, llevando así una adecuada contabilidad para poder advertir prontamente la morosidad.
Es necesario que el administrador de fincas pueda asesorar a la comunidad cuando esta lo requiera, dar cuenta de siniestros a las compañías de seguros y actuar, en su caso, como Secretario de la Junta. Como sucede en la mayoría de los casos, este debe, a tenor de lo que disponga el presidente, convocar la Junta, asistir a la reunión (que suele dirigir), ser el redactor del acta y practicar las notificaciones que procedan. Además, debe custodiar la documentación y, especialmente, es importante recalcar que el administrador de fincas de propiedad ha de contribuir y velar por el sano el mantenimiento de la convivencia entre los integrantes de la comunidad.
Todos los administradores de fincas, sean estas de propiedad o arrendadas, deben hacerse cargo de todas las obligaciones que incumben al inmueble; es decir, debe informar y tramitar siempre (y con la mayor brevedad posible) los regímenes de ayuda en los que puede ingresar la comunidad. Asimismo, ha de procesar las solicitudes de oportunas para acceder a prestaciones para inmuebles.
No queremos concluir sin antes recordar que los administradores de fincas en España están colegiados. En la página web del Colegio Profesional de Administradores de Fincas de Madrid podemos, a la que se puede acceder mediante el siguiente enlace, se puede consultar si un administrador de fincas se encuentra colegiado.
Y además, en este otro enlace de la página web del Consejo General de Administradores de Fincas de España se puede encontrar diversa información sobre los administradores de fincas, sus funciones y los distintos colegios que existen en España.
O si lo prefieres, ponte en contacto con nosotros y solícitanos información.